专利代理部的流程管理

专利代理需要部长、工程师和技术总监协同配合,过程复杂,只有经过正确的流程管理,才能让工作变的简单有序。

代理部的流程管理包括以下三个方面:
一、递交文件

流程管理中最主要的一环是递交文件。我司提交的专利文件必须经过三重审核,流程岗的审核是三重审核的最后一关。工程师写好的专利文件交给流程岗检查,检查内容包括:文件的专利申请项目、申请人信息、文件格式,不合格的文件返回工程师修改。检查文件无误后,工程师将文件上传cpc系统,再由流程岗将cpc系统的打印件递交至客户服务部,再由客户服务部的专员作最后的审查,最终确定无误后的文件再递交至国家知识产权局。
广州分公司工程师在递交文件时,将做好的文件压缩包发到中山总公司的流程岗审核,流程如上。另外,递交中间文件与递交申请文件的流程大同小异,不同之处在于流程岗的审核内容。流程岗除了在递交文件方面起到辅助性的作用,业务繁忙时也协助工程师制作、打印CPC文件等。
二、合同和中间文件的收发

流程管理的另一项主要工作内容是合同和中间文件的收发。合同的收发的流程为:流程岗从客户服务部领取合同,领取前先确认合同上的签名是否为工程师本人所签或者代工程师签名的同事是否签上本人的姓名,若一切无误则可将合同收下,若有误则退回给客户服务部。领取合同并登记好后,从协同客户端上将申请人的相关资料打印出来一并拿给工程师,若是广州工程师的合同,则需将合同的扫描件和申请人信息以邮件的方式发给工程师通知他们合同已发。

中间文件的收发的流程为:流程岗从客户服务部领取中间文件,登记好相关内容后交由代理部技术总监审查,总监审查无误,流程岗将中间文件分发给相应的工程师。若出现需要改派的情况,则先查看该案是否有其他工程师跟进过,若有跟进则发给相应的工程师跟进,若无则结合工程师的专业和手上意见陈述的量进行改派,并在系统上备注。

三、案件跟踪统计

工程师由于自身案件处理情况的不同将产生不同的工作状态,流程管理的第三项内容是对案件进行跟踪统计,确定每位工程师的工作状态,以便于部长结合实际情况合理地分派案件。跟踪统计过程中,流程岗还负责登记工程师急需协助的问题点并及时跟进协助的情况。以上信息,流程岗需清楚明了的一一记录在案,并反映给直属上级及其他部门,确保工程师的工作顺利开展进行。

流程岗作为流程管理员实施代理部的协助和监控,保证部门内部高效率运作,且在本部门与其他部门间发挥了起承转合的作用,达到提高文件质量的目的。